UN BON CLASSEMENT POUR TOUT RETROUVER EN UN CLIN D’OEIL

Un bon système de classement doit être efficace, rapide, compréhensible au premier coup d’œil et surtout, toujours de mise dans quelques années.

Alphabétique ou numérique?

Dans mes premières années de travail, les systèmes de classement étaient surtout alphabétiques. Nous classions chaque dossier sous le nom de la personne qui mandatait le notaire (l’acheteur pour les dossiers de vente, l’emprunteur pour les dossiers de prêts, etc.).

Vous dire combien ce classement devenait ardu avec les années, il fallait tenter d’anticiper l’espace que les dossiers à classer sous la lettre « M » seront susceptibles d’occuper à long terme. C’était tout un travail de bras de décaler tous les dossiers pour faire de l’espace parce que nous avions eu une vague de Monette, Marin, Martin, Moufette et Ménard. Croyez-moi, le classement était la dernière des tâches que nous avions envie d’effectuer! 

Sans parler des pertes de temps à chercher un dossier sous le nom Claude Roberge, alors qu’il avait été classé sous le nom de Luc Lemire, le deuxième acheteur dont nous avions oublié l’existence.

Heureusement, le classement alphabétique a laissé sa place au classement numérique. Un dossier après l’autre, pas de décalage, vous savez qu’entre les dossiers 325 et 330 vous devrez laisser l’espace pour y insérer les 5 dossiers manquants, fini les devinettes!

Ne vous contentez pas d’indiquer le numéro sur l’étiquette de dossier, procurez-vous des étiquettes de numéros comme celles utilisées dans les cabinets de médecin. En plus d’être très visibles et professionnels, les numéros s’afficheront des deux côtés du dossier, il vous sera tellement plus facile de repérer le dossier recherché.

Il y a de nombreuses possibilités de combinaisons de numéros; certains y inscrivent l’année, le mois, le code du notaire, la nature du dossier par un code (01=vente, 02=testament, 03=société, 04=prêt …)  pour terminer avec le numéro de dossier.  Le résultat ressemblerait à 2016-06-A1234-01-2344.

C’est beaucoup trop long! Notre mémoire visuelle ne retiendra aucun de ces chiffres et ils vous donneront mal à la tête lorsque vous chercherez un dossier.  Vous avez sûrement autre chose à faire que de coller des étiquettes!

Optez toujours pour la simplicité.

Il est plus facile de repérer un dossier comportant uniquement le numéro de dossier et l’année (17-2300) que de se perdre dans l’analyse des dates, code et numéro de dossier.  Je vous suggère fortement d’inclure l’année du dossier, cette information vous guidera dans la recherche d’un dossier dont vous n’aurez pas le numéro, mais seulement l’année de son exécution.  Les numéros de dossier doivent être continus, on ne recommence pas à zéro chaque nouvelle année, vous ne voudriez pas vous retrouver avec 20 dossiers portant le numéro 33.

Un peu de couleur sur votre bureau

Un classement efficace ne saurait se passer d’un code de couleur.  Les chemises de classement sont offertes dans des dizaines de couleurs, pourquoi se contenter de piles de chemises beiges?

La majorité de vos dossiers sont pour les ventes immobilières, optez pour votre couleur préférée. Une fois le code de couleurs établi pour chacune des natures de dossier, vous ne devez plus jamais y déroger.

Bleu Vente immobilière
Rouge Succession
Noir Testament et mandat en prévision d’inaptitude
Vert Refinancement
Blanche Corporatif
Marine Procédures non contentieuses
Violet Contrat de mariage

Vous verrez comment il vous sera facile de retrouver le dossier rouge de la succession Lemire, lorsque votre bureau sera envahi de dossiers bleus en juin.

Bonne semaine !

 

 

UN BON CLASSEMENT POUR TOUT RETROUVER EN UN CLIN D’OEIL
Share

Laisser un commentaire