SACHEZ GARDER UN SECRET

Un jour, une jeune collègue devait préparer un projet de testament et, devant la difficulté à déchiffrer les noms des légataires indiqués par le notaire, elle décide d’appeler le client pour confirmer l’orthographe des noms de ses enfants-légataires. N’ayant aucune réponse, elle communique directement avec l’une des filles du testateur dont elle avait les coordonnées.

Lors de la conversation, l’adjointe a, en plus de dévoiler que son père était à revoir son testament, involontairement informé la fille du testateur que celui-ci déshéritait l’une de ses sœurs puisque le nom de celle-ci n’apparaissait pas dans la liste des légataires.

Je vous laisse imaginer la suite! Le client n’est jamais venu signer son testament et a rompu définitivement ses liens avec le notaire. L’adjointe était complètement ébranlée, elle voulait seulement terminer son travail avant l’arrivée du notaire.

Le secret professionnel

Le Code de déontologie de la profession édicte que le notaire est lié par le secret professionnel, il ne peut dire à quiconque ce qui se passe dans son bureau ni relever à un tiers non impliqué dans une transaction qu’une telle personne a fait appel à ses services. Toutefois, saviez-vous que le notaire doit également s’assurer du respect de la Loi sur le notariat, du Code des professions et des règlements par ses employés? Vous êtes donc également tenu au secret professionnel; vous ne pouvez pas plus dévoiler à quiconque les renseignements confidentiels dont vous avez connaissance, de même que vous devez éviter toutes conversations indiscrètes au sujet d’un client.

Nous sommes souvent confrontés à cette obligation, surtout en ce qui concerne le testament en raison des informations privées et confidentielles qu’il referme. La loi est claire « … aucun notaire ne doit donner copie ou communication d’un testament ou d’un codicille, sauf au testateur lui-même ou à une personne munie de son autorisation exécutée en brevet ou devant deux témoins, ou avant d’avoir obtenu la preuve du décès du testateur.» Loi sur le notariat

Vous aurez certainement votre lot de demandes qui proviendra du fils, de la fille ou encore du neveu d’un testateur, afin de savoir si ce dernier a fait son testament chez vous et, surtout, si votre interlocuteur est l’un des heureux légataires. Dans tous les cas, vous ne pourrez, sous aucune raison, divulguer l’existence ou non d’un testament et encore moins en dévoiler le contenu.  Afin d’éviter tout conflit ou manquement au devoir de confidentialité, retenez deux choses :

  • Aucune information ne doit être transmise par téléphone, et ce, même si vous croyez discuter avec le testateur, la voix n’est pas une preuve d’identité
  • Aucune photocopie ou copie conforme ne sera remise sans l’obtention d’une preuve d’identité ou d’un certificat de décès et, surtout, de l’approbation du notaire

À qui la faute?

D’après-vous était-ce la faute de l’adjointe? Est-ce que quelqu’un avait pris le temps de lui expliquer certaines règles sur le notariat? Lui avait-on parlé du secret professionnel?

Voici une des raisons qui m’a amené à rédiger un guide sur la pratique notariale à l’attention des adjointes juridiques. Celui-ci permettra aux adjointes d’acquérir des connaissances essentielles, de comprendre certaines règles et d’instaurer de bonnes méthodes de travail en respect avec les lois et règlements entourant la pratique notariale.

Bonne semaine!

Source  Loi sur le notariat

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