5 TRUCS POUR MIEUX GÉRER SES COURRIELS

Voilà quelques années, le facteur nous livrait le courrier tous les matins, nous procédions à son ouverture et à sa distribution, puis nous poursuivions notre travail pour recommencer la routine du courrier que le lendemain.

Aujourd’hui, la gestion du courrier est un travail sans fin, les courriels ne cessent d’entrer à toute heure du jour et même de la nuit.

Combien de fois êtes-vous interrompus dans votre travail par ce « pop-up  » qui vous avise d’un courriel entrant et qui vous déconcentre. Plusieurs études démontrent d’ailleurs que les notifications associées aux courriels entrants nuisent grandement à notre rendement. Ces notifications seraient même plus néfastes qu’une nuit sans sommeil ou encore un lendemain de veille!

Comment peut-on garder contrôle de notre boîte de courriel et tirer profit de cette nouvelle réalité?  Voici 5 trucs forts simples pour y arriver :

1. DÉSACTIVEZ LES ALERTES

Évitez les perpétuels dérangements et configurez votre boîte courriel de sorte à désactiver les notifications d’arrivée de nouveaux messages. Pour ce faire, il suffit de suivre ce chemin dans Outlook : Outils/Options/Préférences/Options de la messagerie/Options avancées de la messagerie

Établissez des heures fixes auxquelles vous prendrez connaissance de vos courriels, idéalement 3 ou 4 fois par jour, soit toutes les 2 heures ou encore à des heures fixes.

Comme la plupart des gens s’attendent à recevoir une réponse à leur courriel immédiatement, utilisez l’option d’accusé de réception ou de réponse automatique de votre service de messagerie afin d’aviser chacun de vos expéditeurs que vous prendrez connaissance de vos courriels à certaines heures et, qu’en cas d’urgence, ils peuvent toujours vous téléphoner. 

2. CHACUN CHEZ-SOI

Recevoir des courriels personnels ou publicitaires dans sa boîte professionnelle ne peut que détourner votre attention. Imaginez que votre magasin préféré vous offre, pour quelques heures seulement, 50 % de rabais sur les souliers que vous convoitez depuis des semaines, il y a de fortes chances que vous vous lanciez dans une rapide virée de magasinage en remettant votre travail à plus tard.

Pour éloigner toute tentation et que nos courriels privés n’envahissent pas notre boîte professionnelle, il faut créer des comptes courriel pour chaque sphère de votre vie par exemple :

  • Un compte personnel pour recevoir des nouvelles de vos proches, vos factures, vos médias sociaux, etc., que vous pourrez consulter pendant votre pause ou à la maison
  • Un compte dédié aux publicités, infolettres et tout ce qui est envahissant (comme les chaînes de lettres de tante Lucie…)
  • Un compte professionnel et exclusivement professionnel, cette adresse ne devrait jamais être donnée à vos proches ou à des sites publicitaires

Ainsi, votre boîte courriel professionnelle ne sera plus envahie par les sollicitations incessantes que nous recevons tous les jours (incluant celles de tante Lucie). Et, lorsqu’une envie folle de dépenser vous prend, vous pourrez ouvrir votre boîte courriel dédiée à la publicité et vivre des heures de plaisir!

3. FAITES PEAU NEUVE

Avant de penser mettre de l’ordre dans notre boîte courriel, il faut faire un ménage des anciens courriels qui s’y trouvent.  Si vous viviez dans un monde idéal, vous pourriez passer au travers de chacun de vos courriels pour supprimer ceux qui sont inutiles, répondre à certains et classer les autres.

Si vous manquez de temps, il suffit de créer un dossier « Archives » en y ajoutant l’année concernée et y glisser tous les courriels qui traînent actuellement dans votre boîte. Sachez que chaque logiciel (Gmail, Outlook, Hotmail, etc.) dispose d’une fonction qui vous permet d’archiver vos courriels d’un seul coup.

Profitez-en pour vous désabonner de tous les sites, publicités et infolettres inutiles qui envahissent votre boîte de courriels et modifiez votre adresse courriel de ceux que vous désirez conserver.

4. ON LIT, ON RÉPOND, ON CLASSE, ON SUPPRIME

Votre boîte de réception est votre hall d’entrée, vous ne laisseriez pas votre visite y passer la soirée! Faites de même avec vos courriels, vous en prenez lecture, vous répondez à ceux qui demandent une réponse immédiate, vous supprimez les indésirables et vous invitez les autres courriels à prendre place dans le dossier approprié. 

Votre boîte de réception doit servir uniquement à recevoir les nouveaux courriels. Supprimez immédiatement tous les courriels inutiles.

5. UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE ET CHAQUE CHOSE À SA PLACE

Pour classer les courriels, vous devez créer dans votre boîte courriel des dossiers généraux et également des dossiers pour les courriels récurrents, par exemple:

  1. À répondre : pour les courriels qui demandent une action future ou pour ceux dont vous n’êtes pas en mesure de répondre immédiatement
  2. Attente de réponse : pour les courriels qui nécessitent une réponse d’un tiers.
  3. À classer : idéalement, vous classerez les courriels au fur et à mesure, mais il arrive que l’on n’ait pas le temps ou que le dossier client n’ait pas encore été créé. N’accumulez pas les courriels, obligez-vous à en faire le ménage toutes les semaines.
  4. Ordre professionnel : un dossier pour les communications avec la Chambre des notaires ou le Barreau du Québec. N’oubliez pas de créer des sous-dossiers pour les communications précises comme les avis transmis et reçus relativement aux erreurs de numéro de minutes, les formations offertes, etc.
  5. Fournisseurs : créez des sous-dossiers pour chacun de vos fournisseurs et glissez-y les catalogues, les dernières commandes effectuées et les factures. Vous aurez ainsi accès à toutes ces informations en un seul clic.
  6. À conserver : c’est un peu le dossier général, vous pourrez y classer toutes les informations générales qui vous semblent intéressantes et que vous désirez conserver pour un accès rapide, comme les avis de nouvelles procédures de déboursé d’un créancier, la liste des tarifs d’un arpenteur-géomètre, etc.

Vous pourrez créer les dossiers qui vous conviennent le mieux selon vos besoins, mais limitez-vous à un maximum de 10 dossiers généraux. Il ne faut pas que vous ayez à dérouler votre écran pour accéder aux derniers dossiers, vous devez pouvoir y glisser aisément vos courriels.  Vous voulez être plus spécifique dans votre classement, pensez à créer des sous-dossiers.

Dernier point, mais non le moindre, vous devez créer dans chacun de vos dossiers clients qui se trouve dans votre système de gestion (Procardex, Pronotaire, Para-Maître ou autre) un onglet « Courriels ». Au fur et à mesure, afin de ne pas en oublier, vous devrez enregistrer tous les courriels pertinents échangés dans ce dossier.  

Vous verrez que bien gérer ses courriels vous permettra d’être plus efficace et surtout de retrouver facilement un courriel recherché.

Dans un prochain billet, nous pourrons discuter d’autres trucs, notamment comment instaurer des règles et des codes de couleur pour les courriels.

Bonne semaine!

 

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