LE TRAVAIL D’ÉQUIPE – LE RÔLE DE CHACUN

Lorsque l’on parle du travail de secrétaire, plusieurs ont en tête une scène des années 50  où le patron se tient debout au côté de sa secrétaire débordante d’admiration pour cet homme qui lui dicte une lettre mot à mot en insistant sur les espaces, les points et les virgules… 

 

LES NOUVELLES TECHNOLOGIES

Heureusement, les nouvelles technologies ont permis aux secrétaires d’élargir leur rôle au-delà de la prise de notes et de la retranscription des textes. En plus de s’adapter rapidement à tous ces changements, elles ont acquis de nombreuses autres compétences que ce soit en technologie de l’information, en gestion ou en comptabilité.

Même le titre de l’emploi a évolué, nous n’utilisons plus le terme de secrétaire, mais plutôt celui d’assistante, d’adjointe ou de collaboratrice, ce qui représente bien la nouvelle réalité qui est axée sur le travail d’équipe. Les employeurs ne recherchent plus une simple exécutante, mais bien une adjointe compétente qui saura être un véritable bras droit indispensable au bon fonctionnement de l’organisation et qui saura faire preuve d’initiative.

LA CLÉ DU SUCCÈS: LE TRAVAIL D’ÉQUIPE

Imaginez travailler pour un patron sympathique et généreux, entouré de merveilleux collègues qui vous accueillent tous les matins avec un café tout frais avant d’entrer dans votre nouveau bureau nouvellement décoré.

Même si ce scénario est un peu trop parfait, il y a moyen d’atteindre un très haut niveau de satisfaction à son travail. Le premier pas dans cette direction est le travail d’équipe qui permettra à chacun de ses membres de se sentir important, de développer un sentiment d’appartenance et d’être ainsi plus enclin à donner le meilleur de soi-même.

Pour établir une équipe performante, il faut :

  • Établir le rôle de chacun
  • Dresser la liste des tâches de chacun
  • Savoir communiquer
  • Avoir du plaisir

Voyons dans ce premier billet sur le travail d’équipe le rôle de chacun :

LE NOTAIRE:  Le notaire est le capitaine de l’équipe, le seul à pouvoir donner des avis ou des conseils juridiques, vérifier l’identité d’une personne, attester l’authenticité d’un document ou recevoir les signatures des parties à un acte.

Le notaire met en jeu sa responsabilité professionnelle dans toutes les étapes du dossier, il doit donc s’assurer que toutes les vérifications ont été faites et que les conventions et ententes établies dans l’acte sont conformes à la loi et reflètent bien la volonté des parties.

L’ADJOINTE: L’adjointe juridique possède de bonnes notions de droit, elle connaît les procédures pour chaque type de dossiers et s’assure que les actes sont conformes aux normes exigées. Elle prend en charge le bon déroulement des dossiers afin de bien respecter les délais.

L’adjointe seconde le notaire dans l’exécution des dossiers et effectue les tâches qui ne sont pas du ressort exclusif du notaire. Par son travail et ses connaissances, elle permet au notaire de consacrer plus de temps au côté « juridique » de ses dossiers.

LA RÉCEPTIONNISTE: La réceptionniste reçoit les appels, le courrier et accueille les clients, c’est la directrice des communications. Elle s’occupe également de la gestion du bureau (fournitures, fournisseurs, mise à jour du système informatique, etc.), de la correspondance générale et de la préparation des copies. Elle peut également avoir la responsabilité de faire le suivi des radiations et autres procédures similaires.

La réceptionniste à un rôle tout aussi important que les autres dans l’équipe, car, par son travail, elle permet à l’adjointe de se libérer de certaines tâches pour se consacrer exclusivement à la préparation des dossiers.

Vous voyez comment nous avons tous besoin les uns des autres, chaque rôle est important et l’apport de chacun par son travail, ses connaissances et ses aptitudes détermine le succès de l’équipe.

Comme a si bien dit Jacques Chirac: “Si on a pris le soin de bien s’entourer, la collaboratrice responsable prend 99 fois sur 100 la décision que vous auriez souhaitée, voire, de temps à autre, une décision meilleure.”

Bonne semaine!

Lire la suite:  Le travail d’équipe : Savoir s’organiser

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LE TRAVAIL D’ÉQUIPE – LE RÔLE DE CHACUN
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