LES GARDIENS DE NOTRE HISTOIRE

L’institution du notariat a permis, par sa législation et sa réglementation, la conservation des actes notariés depuis le tout début de la colonisation, faisant ainsi des notaires les gardiens de notre histoire.

Toutes les personnes qui s’intéressent à la généalogie pourront vous le confirmer, il n’y a rien de plus précieux que de trouver les actes notariés de nos ancêtres. Grâce aux contrats notariés, nous pouvons suivre et comprendre la vie de nos ancêtres, puisque ces documents relatent de nombreux aspects de notre vie quotidienne:

  • la vie familiale par les contrats de mariage, les testaments, les inventaires successoraux, les donations, les tutelles;
  • la vie économique à l’aide des actes de vente, des actes d’obligations, des quittances, des baux, etc.

Lorsque j’ai fait la généalogie des Riopel, mon côté maternel, j’ai eu la chance de trouver le contrat de mariage du premier Riopel venu de France, Pierre Riopel, qui épousa, le 4 novembre 1687 à l’Ange-Gardien sur la Côte-de-Beaupré, Marie-Magdeleine Julien :

 

Les actes notariés m’ont par la suite dirigé vers la basse-ville de Québec où, le 10 mars 1700, Pierre et Marie-Magdeleine ont acquis une maison en colombage rue de la Côte de la Montagne. Quelques années plus tard, l’inventaire de leur succession fait par le notaire Jacob en 1703 nous apprend que Pierre Riopel est décédé en 1700 alors qu’il avait 44 ans et que Marie-Magdelaine est décédée à l’âge de 35 ans en 1702.  L’acte de tutelle nous indique que leurs six enfants mineurs furent hébergés à Beaupré chez leur oncle maternel, Nicolas Julien. 

Je ne vous détaillerais pas ici l’histoire de toutes les générations des Riopel que j’ai pu suivre de la Côte-de-Beaupré à Montréal, en passant par un arrêt de quelques générations à l’Épiphanie, tout cela grâce aux actes notariés qui demeurent les plus précieux témoins de notre histoire.   

LA QUALITÉ DES ACTES NOTARIÉS

Il ne faudrait pas que nos actes notariés connaissent le même sort que les photos prises avec les appareils Polaroid des années 1970 ou encore des premières télécopies imprimées sur le papier glacé dont les textes et les images s’effaçaient avec le temps.

Afin d’éviter un tel gâchis, la rédaction et la conservation des actes notariés doivent respecter des normes minimales :

  • le papier doit mesurer 216 mm sur 356 mm (8.5 x 14)
  • être rédigés sur du papier chiffon (le papier chiffon est un papier fait de de fibres végétales étalées et séchées en couche mince pour former une feuille)
  • le grammage ou la masse doit être au moins de 75 g par mètre carré.

Vous comprendrez que plus la masse ou le grammage du papier est élevé, meilleures sont la qualité et la durabilité de ces documents. Le papier no. 97 ou cadre rouge qui est utilisé dans la plupart des études notariales à un grammage de 90g/m2. 

Pour vous donner une idée plus concrète de la qualité du papier, voici quelques exemples :

12g/m² Il est utilisé pour le papier à cigarette.
42g/m² Il est utilisé pour le papier journal
De 65 à 75 g/m² Plutôt utilisés pour la correspondance, ce sont des papiers très fins qui supportent mal le recto-verso. La plupart des ramettes 1er prix que vous trouvez dans le commerce sont en 70 ou 75g/m². Ils se déchirent facilement et ont une forte tendance à pelucher.
80 g/m² Le plus commun des grammages de papier puisque c’est celui de la majorité des ramettes utilisées dans les bureaux, les copieurs et imprimantes, etc. Encore assez fin, il supporte bien le recto verso en laissant une légère transparence.
90 g/m² Bon grammage pour un papier avec en-tête ou pour les documents plus officiels comme des actes notariés.  Il supporte très bien le recto verso et le pliage.
120 g/m² Dit cartonnette. Il peut servir de support à des fiches explicatives, la première page d’un dossier ou des brochures simples, par exemple.
+ de 120 g/m² On s’en va vers les papiers utilisés pour les cartes de visite, les affiches, etc.

[1]

Certains papiers ordinaires sont conformes aux normes minimales de grammage, mais ont-ils les mêmes composantes que le papier chiffon? 

Il est bien entendu que les actes notariés doivent être écrits avec une encre permanente de bonne qualité, dactylographiés ou imprimés lisiblement. Il ne doit y avoir aucune inscription au crayon à mine dans le corps d’un acte et les stylos utilisés pour la signature ne doivent pas être à l’encre effaçable. Il ne faut surtout pas que les signatures s’estompent avec les années!

LA CONSERVATION DES ACTES NOTARIÉS

Les actes notariés sont les biens les plus précieux du notaire. Lorsqu’un acte a été signé, il est immédiatement placé dans la chambre forte ou le coffre-fort du notaire offrant au minimum la garantie d’une résistance au feu de 927 °C pour une période d’au moins 1 heure.

Rappelez-vous la tragédie du Lac Mégantic, il y a eu près de 97 000 actes détruits ou altérés par l’eau et le feu. Les chambres fortes n’ont pu résister à un tel brasier, sauf l’une des voûtes de l’étude de Me Veilleux qui contenait 100 000 actes notariés, dont les plus vieux remontaient à 1911. Leur chambre forte avait été construite en 1958 avec des briques anti-feu et pouvait résister à une chaleur de 1200 °C pour une période d’au plus 2 heures. Il s’agit d’un miracle puisque l’incendie du Lac Mégantic a duré 4 heures et la chaleur a atteint près de 3000 °C.

L’ARCHIVAGE 

Lorsqu’un notaire cesse sa pratique, décède ou prend sa retraite, il peut soit vendre ou céder son greffe à un autre notaire qui en sera alors le dépositaire ou encore déposer l’ensemble de son greffe à la Cour supérieure du district judiciaire de son dernier lieu de pratique. Par la suite, le palais de justice a la possibilité de verser à la Bibliothèque et Archives nationales du Québec tout greffe de notaire qu’il conserve dont la dernière minute remonte à plus de 50 ans.

Cependant, il n’a pas été évident de concilier la mission de  la BAnQ qui est de rassembler, conserver et diffuser le patrimoine documentaire québécois et le respect du secret professionnel qui lie le notaire et son client. La question ne se posait pas pour la majorité des actes notariés qui sont publiés au registre foncier comme les actes de vente, les hypothèques, les servitudes, mais il fallait restreindre l’accès aux actes de natures privées surtout les testaments des personnes toujours vivantes.

En 2009, le ministère de la Justice et la Chambre des notaires du Québec en sont venus à une entente permettant de créer un équilibre entre l’accès aux archives notariales et la protection du secret professionnel. C’est ainsi qu’il a été déterminé de rendre publics tous les actes notariés de plus de 80 ans et de restreindre l’accès aux actes notariés de nature privée, soit les testaments, contrats de mariage, contrat d’union civile, de moins de 80 ans.

[2]

Si cela vous dit de vous lancer dans la généalogie de votre famille, vous trouverez sur le site de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec des ressources et des informations qui vous guideront dans votre travail.

Bonne semaine!


Sources : 

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Loi sur le notariat

Érudit

Journal de Montréal – Lac Mégantic – Des milliers de documents retrouvés intacts dans une chambre-forte

Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires


[1] http://www.alis-com.fr/quel-grammage-pour-quel-usage/

[2] https://www.erudit.org/fr/revues/haf/2009-v63-n2-3-haf3904/044469ar/

LES GARDIENS DE NOTRE HISTOIRE
Share

Laisser un commentaire