PRENEZ LE CONTRÔLE DE VOS DOSSIERS

Souvent négligée ou oublié, le formulaire d’ouverture est pourtant le pilier de votre dossier. 

Vous ne bâtiriez pas une maison sans avoir un plan entre les mains, sinon vous risqueriez de vous retrouver avec un mur en plein milieu du salon!

Peu importe que la date de la transaction soit rapprochée ou éloignée, vous devez toujours faire preuve de diligence et procéder à son ouverture dès sa réception.  Il serait très mal vu que vous ayez un dossier entre les mains depuis des mois et que, deux jours avant la vente, vous rendiez compte que le garage empiète chez le voisin.

Un formulaire d’ouverture de dossier

Il ne suffit pas d’apposer une étiquette avec le nom des parties pour déclarer le dossier ouvert, mais bien de remplir un formulaire qui comportera un résumé de tous les points importants du dossier.

Dans le cas d’un dossier de vente immobilière, le formulaire d’ouverture de dossier devra comprendre les informations suivantes :

  • la date de réception du dossier et la date prévue pour la signature de l’acte de vente;
  • les noms des parties, adresses, numéros de téléphone, adresses courriel, états civils;
  • la future adresse du vendeur;
  • les informations relatives au certificat de localisation, nom de l’arpenteur, date et numéro de minute du certificat de localisation;
  • les noms, société et numéro de téléphone des courtiers immobiliers;
  • les coordonnées de tout autre intervenant au dossier (syndicat de copropriété, avocat de l’une des parties, etc.);
  • les détails de la transaction: le prix, la garantie si autre que légale, la date d’occupation, les baux, etc.

Prévoyez à la fin du document un espace où vous et votre notaire pourrez inscrire les notes importantes (zonage, servitude à faire, irrégularités du certificat de localisation, etc.). Vous y noterez également les informations qui pourraient être très utiles advenant un litige comme l’heure et la date à laquelle le notaire a fait part d’une irrégularité au client ou a obtenu une confirmation verbale.

Je vous suggère de toujours imprimer ce formulaire d’ouverture de dossier en deux exemplaires, l’un sera laissé dans le dossier papier et l’autre attaché à l’original de la minute. Ainsi toutes ces informations et notes importantes seront toujours disponibles même après la destruction du dossier. Si ce formulaire est modifié au cours de l’exécution du dossier, n’oubliez pas d’imprimer la dernière version.

Cliquez ici pour télécharger mon formulaire d’ouverture de dossier

Bonne semaine !

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