LE TRAVAIL D’ÉQUIPE: SAVOIR S’ORGANISER

LE MANQUE D’ORGANISATION

Si vous avez l’un ou l’autre des symptômes suivants, vous souffrez certainement d’un manque d’organisation :

  • Pertes ou difficultés à retrouver des documents et des informations
  • Avoir le sentiment de manquer de temps et d’être constamment débordé
  • Retard dans les dossiers, échéances oubliées
  • Vérifications omises ou bâclées

Les conséquences d’un manque d’organisation sont nombreuses:

  • Clients mécontents
  • Poursuites judiciaires
  • Stress et sentiment d’insatisfaction
  • Roulement du personnel

LA PLANIFICATION

Savez-vous que les gens qui réussissent dans la vie visualisent leur succès et planifient toutes les étapes qui vont les mener là où ils veulent aller.  Ils ont réponse à presque toutes les questions et connaissent tous leurs dossiers sur le bout des doigts.

Rassurez-vous, ce ne sont pas des surhumains dotés d’une intelligence hors du commun et d’une mémoire phénoménale, ils sont simplement bien organisés. 

Savoir s’organiser commence par s’entourer de gens compétents et qui ont chacun un rôle précis à jouer, comme nous l’avons vu dans le billet précédent. Pour ensuite établir un système d’organisation du travail qui permettra à chacun de :

  • Avoir une vue d’ensemble de tous les dossiers en cours
  • Savoir à quelle étape est rendu chacun des dossiers
  • Repérer les informations ou documents manquants
  • S’assurer que les délais sont respectés

LA SOLUTION DEMEURE DANS LA LISTE

La meilleure solution pour s’organiser est de dresser des listes des dossiers actifs, de préférence par domaine d’expertise, puisque chacun de ces domaines possède des délais et caractéristiques différents.  Préparez une liste pour les dossiers immobiliers, une autre pour les successions, les requêtes, etc. 

Dresser des listes n’est pas une perte de temps, c’est plutôt prendre le temps de bien faire les choses. 

N’oubliez pas que l’on travaille dans un milieu professionnel, on vise donc  la qualité et la perfection; laissons la production en grande quantité au domaine manufacturier.

Voici ma liste de dossiers en cours que j’utilise depuis des années pour les dossiers immobiliers : Cliquez ici pour télécharger le formulaire

  • Dès l’arrivée d’un dossier, prenez quelques secondes pour l’inscrire à la liste et y indiquer la date à laquelle les parties désirent finaliser la transaction, et ce, même si le rendez-vous n’est pas encore fixé.  
  • Faites la même chose pour la date du rendez-vous pour le prêt hypothécaire, indiquez la date maximum à laquelle le prêt doit être signé en tenant compte des délais pour la publication, pour le déboursé et, surtout, pour la compensation, tout en gardant une marge de manœuvre. 
  • Lorsque vous recevez l’un des documents requis, il suffit de cocher la case appropriée afin de confirmer sa réception
  • Si vous tenez votre liste dans votre système informatique, inscrivez toujours les dates prévues en vert (couleur de l’espérance), une fois le rendez-vous confirmé vous pourrez l’indiquer en bleu ou en rouge.
  • Si vous tenez votre liste sur papier, inscrivez toujours les dates prévues à la mine, une fois le rendez-vous confirmé vous pourrez l’indiquer à l’encre. Pourquoi ne pas imprimer vos listes pour les différents domaines de travail (immobilier, succession, etc.) sur des feuilles de différentes couleurs, vous pourrez ainsi les repérer plus rapidement.

Cette liste devra être accessible à tous les membres de l’équipe, puisqu’ils devront la consulter afin d’établir une sous-liste de leurs propres tâches à effectuer pour la journée, par exemple:

  • Faire les rappels pour obtenir les documents manquants
  • Fixer les rendez-vous une fois les documents du financement obtenus
  • Préparer les documents suite à la réception de tous les documents nécessaires
  • Réviser les dossiers qui seront signés au cours de la semaine
  • Etc.

Qu’importe la liste que vous utiliserez, il faut qu’elle soit simple et rapide, sinon vous risquez fort bien de la remiser aux oubliettes rapidement. 

Bonne semaine!

Lire:  Le travail d’équipe – Le rôle de chacun

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LE TRAVAIL D’ÉQUIPE: SAVOIR S’ORGANISER
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Un commentaire sur “LE TRAVAIL D’ÉQUIPE: SAVOIR S’ORGANISER

  • 1 novembre 2017 à 16 h 45 min
    Permalink

    Merci pour ces idées de classements , et de sous classements; en plus d’éviter de perdre son temps à chercher ça évite de se stresser ….et donc une meilleure qualité du travail

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